• nbelotelova

Как все успевать?


Я не буду ходить вокруг да около, и сразу перейду к сути.

Основной секрет того, чтобы все успевать, состоит в том, что как раз всего успевать и не надо.

Парадоксально?

Ничуть нет!

Давайте разбираться, почему так.

Какие проблемы у тех, кто всегда все не успевает?

  • Вечные цейтноты и авралы от того, что все дела скапливаются и растут как снежный ком

  • Запары

  • Срыв сроков

  • Стрессы из-за того, что человек начинает испытывать чувство вины, что ничего не успевает

Причем стресс уже является следствием внешних событий, того, что факапятся дедлайны, работа не выполняется и подводятся люди (сотрудники, коллеги или клиенты).

Зачастую, указанные проблемы являются следствием следующих действий:

  1. Человек очень плохо или вообще не умеет планировать свое время.

  2. Постоянно переключается на разные активности и не умеет держать в фокусе что-то одно.

  3. Берет на себя больше, чем может осилить то ли по причине того, что не умеет отказывать, то ли потому что искренне считает, что успеет все сделать, то ли потому, что не хочет оказаться плохим в глазах других людей.

Получается, что в первую очередь, человек должен разобраться со своими психологическими проблемами, а уже после этого начинать учиться планировать и наиболее эффективно распределять свои ресурсы.

Если с первым я отправлю вас на сеанс к психотерапевту, то вот с постановкой целей и грамотным планированием можно приходить к нам в Сообщество "АнтиПланктон".

Итак, для того, чтобы начать все успевать, прежде всего нужно обратить внимание на собственный организм и привести его в форму. Для это нужно:

  • Высыпаться

  • Правильно питаться

  • Заниматься спортом

После чего можно приступать уже непосредственно к тому, чтобы начинать учиться успевать.

10 шагов для того, чтобы все успеть

Шаг 1. Определите цели и приоритеты

Основной секрет "успевания" в том, что не нужно пытаться успеть "всё". Для всего есть своя важность. Определите, что в жизни для вас наиболее важно. Что приоритетно в текущем году, а что можно отложить на пару лет? Что стоит обязательно сделать в текущем месяце, а что потерпит полгода?

Шаг 2. Определите важность и срочность ваших дел

Про матрицу Эйзенхауэра наверняка все знают. Но, на всякий случай, напомню, что это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру.

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов.

Шаг 3. Делегируйте неважное и несрочное

По факту, это продолжение предыдущего пункта. Научитесь делегировать и отдавать другим неважные и несрочные задачи, т.е. то, с чем может справиться каждый. А вы тем временем сможете сделать что-то более значимое, что имеет непосредственное влияние на общий результат.

Шаг 4. Фокусируйтесь

Для того, чтобы сфокусироваться, вам поможет так называемый "Метод помидора". Его название произошло от кухонного таймера в виде помидора, который предлагается выставлять на 25 минут и полностью погружаться в задачу именно на это время. 25 минут – оптимальный срок с одной стороны для того, чтобы выполнить довольно крупный блок по нужной вам задаче, а с другой – за столь короткое время ничего страшного не произойдет, если вы не ответите на почту или не посмотрите обновления новостей в фейсбуке. По прошествии 25 минут, вы сможете решить, будете вы дальше продолжать заниматься текущей задачей или переключитесь на что-то другое.

Шаг 5. Избавьтесь от перфекционизма

Перфекционизм - то качество, которое мешает нам вначале начать делать дело, а потом его закончить. Мы будем переделывать по сто пятьдесят раз, надеясь приблизиться к идеалу, тем самым теряя время. Как избавиться от перфекционизма - отдельная большая тема, которая подробно рассматривается мной в этой статье.

Шаг 6. Составляйте списки дел

Если вы раньше никогда не вели списки дел, то просто начните выписывать дела себе в блокнот, без структурирования. Но с временем, которое вам потребуется на выполнение. После того, как вы привыкнете каждое утро составлять себе списки дел на день, можно переходить к более глубокому планированию.

Шаг 7. Планируйте вперед

О том, как ставить цели и правильно планировать более подробно читайте здесь, но главное начните составление плана с формирования целей на год. После чего спланируйте задачи на месяц, потом на неделю и, наконец, на день. Все задачи должны вас приближать к целям, которые вы выбрали на год.

Шаг 8. Не накапливайте дела

У многих прокрастинаторов есть такое повальное увлечение - откладывание дел на завтра. В итоге, несделанные дела растут как снежный ком. Введите привычку делать ежедневно по чуть-чуть. Например, если у вас задача читать ежедневно по 10 страниц (согласитесь, это не так много), то если вы это не сделаете, завтра вы должны будете прочесть уже 20 страниц. Но зато, если вы сегодня прочтете 30, то два дня сможете не читать, освободив это время на какие-то другие занятия.

Шаг 9. Не топчитесь на одном месте

Мы снова возвращаемся к перфекционизму. Именно он не дает нам внутренне принять у самого себя задачу и поставить рядом с ней галочку, как выполненную, или как неактуальную. Перфекционист хочет, чтобы было сделано идеально, поэтому даже выполнив задачу, будет искать "более лучшие" решения. Ставьте точку и идите дальше. Ваш идеал нужен только вам и ничтожной доли процента человечества.

Шаг 10. Оптимизируйте работу

Есть дела, которые можно выполнять разными способами. Например, если можно заново переписывать вручную несколько предложений, а можно скопировать (если они уже написаны), можно самому писать договор, а можно найти в интернете наиболее подходящие шаблоны и скомпоновать из них один, нужный вам. И так со всем.

#работа #возможности #самосовершенствование

© 2015 Творческий клуб "АнтиПланктон"

  • White Instagram Icon
  • White Facebook Icon
  • White Vkontakte Icon